Formation Fondamentaux de la gestion de projet: organiser et piloter un projet

Introduction

• Présentation de chacun.
• Recueil des attentes et des objectifs de chaque participant.
• Présentation du cadre de la formation.
• Contextualisation des objectifs et des enjeux.
• Identification des représentations des participants.
• Ajustement du contenu du programme si nécessaire.

Comprendre les éléments fondamentaux de la gestion de projet

Vocabulaire et concepts de base

• Définir ce qu’est un projet.
• Comprendre la notion de valeur et de création de valeur.
• Identifier l’importance du management de projets.
• Examiner les relations et les influences au sein d’un projet.
• Identifier le rôle du chef de projets.

Principes de management de projets

• Être un gestionnaire diligent, respectueux et attentif.
• Se concentrer sur la valeur.
• Reconnaître, évaluer et répondre aux interactions du système.
• Adapter son approche au contexte.
• Garantir la qualité des processus et des livrables.
• Se frayer un chemin dans la complexité.
• Optimiser les réponses aux risques.
• Accepter l’adaptabilité et la résilience.

Initialiser le projet

• Identifier le travail réalisé en amont du projet.
• Construire une compréhension commune du projet.
• Donner une vision au projet.
• Identifier les différentes approches.
• Élaborer la charte de projets.
• Identifier les parties prenantes.

Manager, gouverner et communiquer

• Diriger le projet.
• Distinguer management et leadership.
• Mettre en place une équipe performante.
• Maintenir l’équipe dans la performance.
• Comprendre les enjeux de gouvernance et de communication.
• Identifier les différents comités : pilotage, projet…
• Organiser la réunion quotidienne.
• S’assurer que les informations sont correctement reçues et comprises.
• Identifier des moyens et techniques de communication.

Planifier le projet

Définir les stratégies

• Définir les stratégies liées aux ressources, aux risques, à la qualité, à la configuration et au changement ainsi qu’à la communication.
• Élaborer le plan de projet.
• Créer les référentiels.

Définir le périmètre

• Recueillir les exigences.
• Définir le périmètre.
• Créer le WBS (Work Breakdown Structure).

Élaborer le planning

• Définir les activités.
• Organiser les activités en séquences.
• Estimer les ressources nécessaires aux activités.
• Estimer les durées des activités.
• Élaborer le planning.

Gérer les coûts

• Estimer les coûts.
• Déterminer le budget.
• Identifier les défis budgétaires.

Identifier et gérer les risques du projet

• Définir la notion de risque.
• Identifier les risques.
• Analyser les risques.
• Définir les réponses aux risques.
• Mettre en œuvre les réponses aux risques.
• Mettre en œuvre les stratégies.
• Comprendre la notion de chargé de risque.

Exécuter le travail du projet

• Gérer le travail du projet.
• S’assurer de l’exécution des activités et de la réalisation des livrables.
• Collecter les données de performance.
• Analyser les données afin de déterminer le degré d’écart.
• Rédiger un rapport d’état sous forme graphique, textuelle ou de tableau de bord.

Gérer et maîtriser le projet

• Gérer et maîtriser la qualité.
• Gérer et maîtriser l’engagement des parties prenantes.
• Gérer et maîtriser les approvisionnements.
• Gérer et maîtriser les communications.
• Gérer les changements à travers le système de gestion de configuration et de contrôle des versions.
• Mettre en œuvre la stratégie de maîtrise des changements.

Terminer le projet

• Identifier les critères de clôture d’un projet.
• Déterminer les différentes actions à mener par le chef de projets.
• Organiser le transfert des connaissances.
• Organiser le transfert des produits ou services.
• Préparer la réunion de clôture.

Exemples de travaux pratiques

Réaliser un autodiagnostic.

Participer à des mises en situation et simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires.

Participer à des ateliers collectifs : définition du « chef de projets idéal », élaboration d’une charte de projets, analyse croisée des parties prenantes et création d’un registre des parties prenantes.

Réaliser une Mind Map sur le leadership et s’interroger sur la facilité de la communication.

Réaliser une analyse SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats), mettre en œuvre une matrice de probabilité / impact et élaborer un registre des risques.

Participer à des jeux de rôle autour de différentes mises en situation.

Participer à un brainstorming en sous-groupe.

Débriefer sur les comportements mis en œuvre et réaliser une analyse de pratique.

Rédiger son plan d’action personnalisé (PAP), avec ses objectifs et ses actions concrètes.

Les ateliers ne sont pas tous réalisés. Le formateur les sélectionne en fonction du groupe, de sa taille et de ses attentes.

Synthétiser la session

• Réfléchir aux applications concrètes que chacun peut mettre en œuvre dans son environnement.
• Bénéficier de conseils personnalisés de l’animateur.
• Réaliser une évaluation formative sous forme de quiz permettant de valider les compétences acquises.
• Effectuer un bilan oral et une évaluation à chaud.