Formation Word - Perfectionner ses pratiques et structurer ses documents
Maîtrisez les styles, les longs documents, les tableaux et le publipostage
Lorsque les documents Word deviennent plus complexes, une bonne maîtrise des fonctionnalités avancées facilite leur structuration et leur présentation. Cette formation de perfectionnement Word s’adresse notamment aux secrétaires, assistants et utilisateurs réguliers qui souhaitent améliorer la conception de leurs documents, gérer des contenus longs et préparer efficacement un publipostage.
- Définir et utiliser des styles de paragraphe.
- Exploiter les thèmes et leurs options.
- Créer et utiliser des modèles de document.
- Gérer des documents longs à l’aide de sections.
- Concevoir une table des matières à partir de styles hiérarchiques.
- Créer et personnaliser des tableaux élaborés.
- Préparer et réaliser un publipostage.
Les participants renforcent leur maîtrise des fonctionnalités avancées de Word. Ils développent leur capacité à structurer des documents à l’aide des styles et des sections, à créer des modèles, à organiser des documents longs, à concevoir des tableaux élaborés et à préparer des publipostages à partir de listes de destinataires.
Secrétaires, assistants et utilisateurs de Word souhaitant perfectionner leurs pratiques et exploiter des fonctionnalités plus avancées du logiciel.
Avoir suivi la formation « Word - Maîtriser les bases » ou « Word - Consolider les fondamentaux », ou en maîtriser les contenus.
Jour 1 - Matin : automatiser la présentation des documents
Utiliser les styles
- Créer un style.
- Utiliser la fenêtre Styles.
- Modifier un style.
- Appliquer le style Normal à un paragraphe.
- Supprimer un style.
- Utiliser le jeu des styles.
- Afficher les styles et les formats appliqués.
Exploiter les thèmes
- Utiliser les thèmes et leurs options.
- Appliquer un thème.
- Choisir un jeu de polices.
- Choisir un jeu de couleurs.
- Choisir un type d’espacement de paragraphes.
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif) : structurer un document long en chapitres avec des styles, appliquer des formats automatiques à un document structuré.
Jour 1 - Après-midi : gérer les documents longs
Structurer une mise en page par sections
- Se déplacer dans un long document.
- Insérer des sauts de page.
- Insérer des sauts de section.
- Différencier les en-têtes et pieds de page.
- Gérer l’arrière-plan d’un document.
- Ajouter un filigrane.
Concevoir un document long avec le mode Plan
- Insérer un autre document Word par copier-coller.
- Exploiter les styles prédéfinis.
- Utiliser les niveaux hiérarchiques des titres.
- Exploiter le mode Plan du document.
- Insérer une table des matières.
Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif) : utiliser des styles prédéfinis pour formater automatiquement un document et gérer une table des matières.
Jour 2 - Matin : automatiser les documents et personnaliser les tableaux
Créer et exploiter des modèles
- Créer un modèle.
- Appliquer un modèle.
- Récupérer les styles d’un autre document.
Personnaliser les tableaux
- Rappeler les principes de création et de manipulation d’un tableau.
- Utiliser les styles de tableau.
- Mettre en forme les cellules.
- Définir la hauteur des lignes et la largeur des colonnes.
- Aligner les cellules et le tableau.
- Fusionner et fractionner des cellules ou un tableau.
- Convertir un texte en tableau et un tableau en texte.
- Trier un tableau, une liste ou des paragraphes.
- Effectuer des calculs dans un tableau.
Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif) : créer des tableaux en automatisant leur format avec les styles de tableau.
Jour 2 - Après-midi : préparer et diffuser un publipostage
Préparer un publipostage
- Identifier les différents types de publipostage : lettres, courriers, enveloppes, étiquettes et annuaire.
- Associer une liste à un document.
- Insérer des champs dans un document.
- Exécuter un publipostage.
Gérer les destinataires
- Modifier les destinataires.
- Ajouter et supprimer des destinataires.
- Trier une liste de destinataires.
- Sélectionner les enregistrements à imprimer.
- Utiliser du texte conditionnel dans un document.
- Préparer des étiquettes pour un document.
- Créer un document à zones variables.
- Utiliser la commande « Terminer et fusionner » pour générer un nouveau document.
Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif) : créer une lettre type et générer un publipostage avec un tableau de contacts.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Analyse de traitements éditoriaux, exercices d’écriture, adaptation d’articles.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.