Formation Organiser un événement
Maîtriser les étapes, les outils et les méthodes pour réussir ses événements professionnels
La réussite d’un événement professionnel repose sur une préparation structurée, une bonne coordination des acteurs et un pilotage rigoureux du projet. De la définition des objectifs au bilan de l’événement, chaque étape doit être anticipée afin de maîtriser les ressources, le budget, les délais et la communication.
Cette formation permet aux professionnels de structurer leur démarche, de coordonner les différents contributeurs et de mobiliser les outils du management de projet événementiel pour organiser efficacement leurs manifestations.
Identifier les différentes étapes nécessaires à la préparation d’un événement professionnel.
Appliquer les méthodes de gestion de projet pour organiser et piloter efficacement une manifestation.
Évaluer les résultats d’un événement et valoriser ses retombées auprès des parties prenantes.
À l'issue de la formation, les participants seront capables de concevoir, organiser et piloter un événement professionnel, de coordonner les différents intervenants, de suivre le budget et le planning, puis d’évaluer et valoriser les retombées de la manifestation.
Toute personne en charge de l’organisation d’événements professionnels et souhaitant professionnaliser ses pratiques en s’appuyant sur les méthodes de gestion de projet.
Aucun
Identifier les fondamentaux d’un projet événementiel
Distinguer les différents types de projets événementiels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes…
Identifier les acteurs internes et externes impliqués.
Définir les événements adaptés à son secteur d’activité.
Exercice d’application : identifier son rôle dans l’organisation d’un événement.
Définir les objectifs et le cadre de la manifestation
Choisir le type d’événement à organiser.
Identifier les enjeux et les résultats attendus.
Construire un tableau de bord précisant les objectifs.
Définir les cibles et les objectifs.
Évaluer le budget nécessaire.
Exercice d’application : construire un tableau de bord, définir des indicateurs et élaborer un budget.
Planifier et préparer l’événement
Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires.
Établir un rétroplanning.
Mettre en place des tableaux de bord pour suivre le budget.
Définir les intervenants et choisir le lieu adapté.
Préparer un brief pour une agence événementielle et rédiger un cahier des charges.
Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation.
Coordonner les contributeurs internes et externes.
Exercice d’application : construire un rétroplanning et un cahier des charges.
Organiser la communication autour de l’événement
Vérifier et actualiser le fichier des cibles.
Préparer et diffuser les invitations.
Gérer les réponses et organiser les relances.
Sélectionner les supports et documents destinés aux participants.
Anticiper la signalétique, l’agencement, l’accueil et la coordination des livraisons.
Piloter le budget et le rétroplanning.
Exercice d’application : élaborer un plan de communication événementiel.
Piloter l’événement le jour J
Accueillir les intervenants et les invités.
Gérer les demandes et assurer les relations avec les participants.
Assurer l’interface entre l’entreprise et les fournisseurs.
Superviser la clôture de l’événement.
Évaluer et valoriser les retombées de l’événement
Mettre à jour le tableau de bord défini lors de la préparation.
Analyser les retours des participants à partir des questionnaires d’évaluation.
Actualiser la base de données.
Définir un plan d’action post-événement.
Valoriser les résultats de l’événement en interne.
Exercice d’application : à partir d’un cas concret, élaborer un plan d’action et une présentation pour valoriser un événement.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l'exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.
