Formation Gestion du temps et des priorités
Mieux gérer son temps, les sollicitations et sa charge de travail au quotidien
Dans un environnement professionnel marqué par l'accélération des échanges, la multiplication des sollicitations et l'augmentation de la charge informationnelle, il devient essentiel de mieux maîtriser son organisation personnelle, son temps et ses priorités. Réunions, e-mails, urgences et interruptions peuvent rapidement nuire à la concentration, à la qualité du travail et à l'équilibre professionnel.
Cette formation permet d'acquérir des méthodes concrètes de gestion du temps pour mieux organiser son activité, hiérarchiser ses priorités et gérer les sollicitations du quotidien. Les participants développent des pratiques favorisant une meilleure maîtrise de leur temps, une réduction de la charge mentale et une efficacité durable dans leur environnement professionnel.
- Diagnostiquer leurs comportements face à l'organisation personnelle.
- Identifier les enjeux comportementaux et leurs systèmes personnels de pensée.
- Différencier priorisation et planification.
- Utiliser des planifications dynamiques.
- Utiliser la psychologie positive pour s'affirmer en toute situation.
- Communiquer sur leurs besoins et pratiquer la communication inclusive.
- Utiliser des routines et des outils dans un cadre logique d'organisation.
- Mettre en œuvre des solutions et construire des objectifs personnels.
À l'issue de la formation, les participants seront capables d'organiser leur activité en fonction des priorités, de gérer efficacement les sollicitations et les imprévus, et de mettre en œuvre des méthodes de travail favorisant une meilleure maîtrise du temps, une réduction de la charge mentale et une efficacité durable.
Aucun
Analyser son rapport au temps pour identifier ses besoins personnels
Diagnostiquer ses comportements face à l'organisation personnelle
- Inventaire des voleurs de temps.
- Les trois dimensions du temps.
Questionnaires d'autodiagnostic d'organisation.
Identifier les enjeux comportementaux et les systèmes personnels de pensée
- Les croyances limitantes.
- Réaction et réponse.
Exercice pratique : « Débusquer mes croyances limitantes ».
Challenge inter-équipes et formalisation des actions.
Établir une logique de priorisation pour optimiser sa démarche de travail
Différencier priorisation et planification
- La matrice ABCD.
- Analyse des priorités de son poste.
Jeu des listes de tâches.
Utiliser des planifications dynamiques
- Analyse poste / métier.
- Méthodes de planification.
Application de l'outil à ses listes de tâches.
Challenge inter-équipes et formalisation des actions.
Communiquer efficacement pour gagner en clarté et en sérénité
Utiliser la psychologie positive pour s'affirmer en toute situation
- Les positions de vie.
- Communication positive du « non ».
Jeu de rôle à partir de situations de confrontation.
Communiquer sur ses besoins et pratiquer la communication inclusive
- L'OSBD.
- La communication non violente (CNV).
Jeux de rôle.
Challenge inter-équipes et formalisation des actions.
Mettre en œuvre de nouveaux réflexes au quotidien pour fiabiliser son organisation
Utiliser des routines et des outils dans un cadre logique d'organisation
- Méthode Pomodoro.
- Méthode Time Block.
Expérimentation des supports.
Mettre en œuvre des solutions et construire des objectifs personnels
- Outils de coping.
- Méthode SMART.
Création d'un plan d'action personnalisé.
Challenge inter-équipes et formalisation des actions.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l'exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.
Pourquoi suivre une formation "Gestion d temps et des priorités" avec Abilways ?
Dédiée à toutes les personnes qui souhaitent optimiser leur gestion du temps et des priorités, notre formation "Gestion du temps et des priorités" se présente sous la forme d'une initiation. Durant 14 heures de cours réparties sur deux jours, vous apprendrez à mieux vous organiser pour maîtriser votre temps. Guidé par une équipe de formateurs expérimentés, vous acquerrez les meilleurs outils et méthodes pour gérer votre temps et vos priorités de manière optimale. À l'issue de cet enseignement réellement enrichissant, vous serez en mesure de faire les choix qui s'imposent pour décupler votre efficacité et votre productivité.
Accessible en présentiel ou à distance, cette formation pratique va vous permettre de révolutionner votre quotidien et votre organisation à la maison. Vos nouvelles capacités à identifier vos besoins, à prioriser les tâches importantes et à évaluer le degré d'urgence vous seront bénéfiques en toutes circonstances.
Les effets de vos compétences en matière de gestion du temps se feront sentir instantanément. Apte à réorganiser votre travail, vous gagnerez en sérénité et pourrez enfin vous concentrer sur les éléments les plus importants. Initié aux méthodes et outils de gestion les plus efficaces, vous représenterez un réel atout pour votre entreprise. Alliées à la mise en œuvre d'une organisation irréprochable, vos nouvelles idées feront toute la différence au sein de votre équipe.
Vous souhaitez profiter des précieux avantages offerts par une formation sur la gestion du temps et des priorités ? Procédez à votre inscription en ligne dès aujourd'hui sur notre site web.
En quoi consiste la gestion du temps au travail ?
Dans la sphère professionnelle, la gestion du temps est une véritable discipline qui consiste à utiliser les bons outils et méthodes pour :
- Planifier ses tâches ;
- Hiérarchiser ses priorités ;
- Se fixer des objectifs ;
- Mieux gérer le stress.
Une bonne gestion du travail s'impose pour améliorer votre qualité de vie au travail tout en décuplant votre efficacité.
Quelles sont les bases fondamentales d'une bonne gestion du temps ?
Avant d'élaborer un plan d'action pour améliorer votre gestion du temps, découvrez les principes clés de cette discipline :
Des objectifs clairement déterminés
Comment avancer si vous ne savez pas vers quoi vous diriger ? Avant de planifier vos tâches et d'organiser votre journée de travail, prenez le temps de déterminer vos objectifs. À court ou long terme, ces derniers vous permettront de vous projeter et de faire avancer vos projets.
Une bonne organisation
Une bonne organisation s'impose pour ne pas perdre de temps. Elle consiste à planifier vos tâches en fonction de plusieurs paramètres parmi lesquels le degré de difficulté, les délais impartis ou encore le volume de travail.
Si vous prenez soin de planifier votre semaine de travail, vous pourrez facilement faire le point et prendre du recul sur vos avancées.
Une hiérarchisation des tâches maîtrisée
Pour bien gérer son temps, il faut parvenir à gérer les priorités. Dès lors que vous êtes en mesure d'évaluer le degré d'urgence d'une tâche, vous pouvez élaborer une planification pertinente de manière à faire avancer votre projet.
En veillant à traiter les missions urgentes en priorité, vous évitez les situations de stress. Ainsi, vous décuplez votre productivité tout en veillant à votre bien-être.
Accepter de perdre du temps pour en gagner
Améliorer sa gestion du temps en optimisant son organisation demande du temps. Ces heures que vous allez prendre pour hiérarchiser et planifier vous permettront de gagner en efficacité. Autrement dit, vous récupérerez le temps perdu.
Une fois la machine rodée, vous avancerez tranquillement vers les objectifs définis tout en faisant face aux imprévus.
En quoi consiste la gestion des priorités au travail ?
Une bonne gestion des priorités est indispensable pour mener à bien un projet tout en faisant face aux aléas. Cette discipline consiste à utiliser des méthodes et outils efficaces pour classer et organiser les tâches en tenant compte de leur degré de priorité et de leur importance.
Quels sont les grands enjeux d'une bonne gestion des priorités ?
Voici les bénéfices concrets d'une gestion efficace des priorités.
De meilleures chances d'atteindre les objectifs fixés
La détermination des objectifs précède le classement et l'organisation des tâches. Le fait de considérer l'importance et l'urgence de chacune permet de planifier le travail de manière pertinente et réellement productive. Ainsi, vous vous assurez d'atteindre vos objectifs.
Un gain de productivité
Si vous parvenez à évaluer le critère d'urgence et le degré d'importance de chaque tâche, vous serez en mesure de faire avancer votre projet. Concentré sur votre objectif et conscient des étapes à venir, vous vous montrerez plus efficace et donc plus productif.
Une collaboration améliorée
Au sein d'une équipe, une bonne gestion des priorités et du temps limite la surcharge de travail et le stress. Les employés savent ce qu'ils ont à faire, connaissent leurs objectifs et travaillent ensemble pour les atteindre.
Comment améliorer sa gestion des priorités ?
Voici les différents axes sur lesquels travailler pour améliorer votre gestion des priorités et récolter tous les bénéfices de ces changements.
Organiser le travail en fonction du degré d'importance
Une tâche importante n'est pas forcément urgente. Faire la distinction entre ces deux notions est essentiel pour bien gérer les priorités au travail. Pour gagner en productivité, vous devez évaluer le degré d'importance des tâches à réaliser. Pour ce faire, demandez-vous si elles impactent les objectifs à atteindre et/ou sur l'aboutissement du projet.
Les réponses à ces questions vous permettront de classer les tâches par ordre d'importance.
Considérer le degré d'urgence
Certaines tâches ne sont pas essentielles pour la réussite de votre projet, mais présentent un degré d'urgence élevé. Naturellement, le travail urgent qui impacte les objectifs globaux passe avant toutes les autres tâches. Cette analyse précède une planification rigoureuse garante d'une organisation irréprochable.
Utiliser des outils et méthodes efficaces
Les outils et méthodes efficaces pour gérer les priorités sont nombreux. À vous de les sélectionner en fonction de vos contraintes et besoins et de les utiliser à bon escient.
Pour vous faciliter les choses, veillez à choisir des méthodes simples qui coïncident avec votre manière de travailler. Plus les outils vous semblent faciles à manier, mieux vous parviendrez à les intégrer dans votre routine. En outre, les méthodes les plus intuitives sont maîtrisées rapidement. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à vous former.
Quelles sont les meilleures méthodes de gestion du temps et des priorités ?
Les méthodes de gestion du temps et des priorités efficaces vous permettent d'organiser vos activités et de hiérarchiser vos tâches.
La matrice d'Eisenhower
Cette méthode base son fonctionnement sur le classement des tâches en fonction de leur importance et de leur degré d'urgence. Cette distinction limite le stress, assure l'avancée des projets et permet de faire face aux imprévus.
La technique Pomodoro
Si vous adoptez cette méthode, vous travaillerez sur des intervalles de temps entre lesquels vous intégrerez des petites pauses. Entre chaque Pomodoro de 25 minutes, par exemple, vous pouvez vous octroyer une pause de 5 minutes.
Au bout de quatre séances de travail, vous avez droit à une pause plus longue. Cette méthode vise à éviter les distractions pour favoriser la concentration. Les petits moments de répits permettent de se vider l'esprit avant de se replonger entièrement dans ses tâches.
La méthode Getting Things Done
Cette méthode très usitée vous invite à diviser les tâches à accomplir en actions avant de les répartir en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette technique base son fonctionnement sur la clarification des objectifs et la réactivité.
La méthode Moscow
Le principe de cette technique est simple, les tâches sont classées dans différentes catégories, selon leur degré d'importance :
- Must have this : pour les tâches essentielles à la réussite du projet ;
- Should have this if at all possible : pour les tâches non essentielles, à forte valeur ajoutée ;
- Could have this if it does not affect anything else : pour les tâches qui peuvent être dépriorisées en cas de besoin ;
- Won't have this time but would like in the future : pour gérer les tâches en attente.
Les applications de gestion de temps
Les applications de gestion du temps proposent une multitude de fonctionnalités dédiées à l'organisation et à la hiérarchisation des tâches. Elles vous permettent, par exemple, de définir des échéances, de créer des listes de missions et de planifier des réunions.
Une fonctionnalité particulièrement utile en termes d'organisation : le tableau de bord qui offre un suivi de l'avancée d'un projet en temps réel.
Parmi les applications de gestion du temps les plus populaires : Trello, Freedom, Evernote et Dashlane.
Les logiciels de gestion du temps et des priorités
De nombreuses entreprises s'équipent d'un logiciel dédié à la gestion du temps et des priorités. Là encore, vous pouvez vous appuyer sur des fonctionnalités de suivi, de planification et de gestion. Complets et intuitifs, ces programmes de gestion de projets peuvent vous aider à gérer les priorités de manière à faciliter l'atteinte des objectifs tout en respectant les délais fixés en amont.
Parmi les logiciels de gestion du temps et des priorités les plus prisés : Slack, Asana et TickTick.
