Overheidsopdrachten: best practices

DE HERZIENINGSCLAUSULES

Voormiddag verzorgd door:

Jens Debièvre

Advocaat-vennoot

LYDIAN

&

Tony Mortier

Inspecteur van Financiën

Interfederaal Korps Inspectie van Financiën

De wet van 17/06/2016 inzake overheidsopdrachten en haar KB tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels: Wat is de kaderregeling voor wijzigingen aan de opdracht tijdens de uitvoering?

• In welke gevallen mag u een wijziging doorvoeren zonder een nieuwe overheidsopdracht te moeten plaatsen?

• Wat zijn de gevolgen in geval van een onwettelijk wijziging?

• Hoe de “onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de aanbesteder” aantonen?

• Vanaf welke drempel wordt het contractueel evenwicht ontwricht?

• Hoe omgaan met aanvullende werken, leveringen of diensten?

• Hoe de wezenlijke wijzigingen in de opdracht definiëren? Wat zijn de voorwaarden?

• In welke gevallen is een nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht vereist?

• Overdracht van opdracht: wanneer dient dit beschouwd te worden als een wezenlijke wijziging?
 

Art. 38: welke gebruik voor de herzieningsclausule is mogelijk?

• Wat is « operationele belang »?

• Wanneer is het mogelijk of verplicht om deze clausules te gebruiken?

• Wat moeten deze clausules voorzien?

- Wat zijn de toepassingsgebieden?

- Wat zijn de voorwaarden voor de ontvankelijkheid om de herzieningsclausule toe te passen?

• Wat zijn de beperkingen?

• Hoe een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige herzieningsclausule opstellen?

- Wat leert ons de rechtspraak van het EHJ?

• Hoe zit het met de prijsherzieningsclausule?

Formulering van de herzieningsclausule: waar moet u op letten voor de opname van de clausule in het estek?

• Hoe anticiperen op de mogelijke problemen bij de uitvoering van de opdracht?

• Hoe een voldoende speelruimte behouden om wijziging aan de opdracht te kunnen aanbrengen?

• Hoe kunt u de betwisting vermijden?

• Hoe de reguleringsverplichtingen correct naleven?

• Hoe problemen van budgettaire beheersing en contrôle voorzien ?

DE PRIJZEN VAN DE OPDRACHT

Namiddag verzorgd door:

France Vlassembrouck 

Partner

Monard Law

&

Bart Gheysens

Juridisch Adviseur
Departement MOW

Vlaamse overheid

Prijsvaststelling en de samenstelling van de prijs

• Wat is het forfaitair beginsel en wat zijn de uitzonderingen?

• Hoe wordt de prijs gevormd?

- Wat zijn de prijscomponenten? Wat is het verschil tussen prijs en kosten?

• De prijs als gunningscriterium van de opdracht.

• Hoe de BTW en andere taksen integreren?

• Het prijsonderzoek van de factor arbeid: waar moet u de nodige informatie vinden?

- Praktische voorbeelden.

Prijs- en kostenonderzoek

• Op welke gronden moet dit onderzoek gevoerd worden?

• Welke methode moet u volgen?

• Rectificatie van de offertes.

• Prijs- en kostenonderzoek :

- Voor welke procedure en op welk niveau? Hoe zit het met de verwaarloosbare posten?

- Wat zijn de (on)aanvaardbare rechtvaardigingen?

- Het specifieke geval van het (weerlegbaar) vermoeden voor een abnormaal totaalprijs: de 15%-regel.

- De specifieke regels voor de mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO) en de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB).

- Het lot van een offerte met abnormale prijzen of kosten.

• De verplichtingen betreffende de bekendmaking.

Nieuwe regels omtrent de betaling van overheidsopdrachten

• Voorschotten, betaling in mindering, verrekening: definities en toepassingsgebied.

• Wat zijn de betalingsmodaliteiten?

• En de betalingstermijnen? Wat zijn de gevolgen bij een niet-naleving ervan?

- Kan van de verificatie- of betalingstermijn worden afgeweken?

• Zijn er verschillen volgens het type overheidsopdracht?

• Elektronische facturering: wat zijn de praktische gevolgen van de omzetting van de Richtlijn?

Prijsherziening: wat vereist de wet van 17/06/2016?

• Wat is een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige prijsherzieningsclausule? Welke clausule moet u in uw opdrachtdocumenten voorzien?

- Voor de werken en diensten van bijlage 1?

- Voor de leveringen en andere diensten?

• Hoe een prijsherzieningsformule bepalen?

- Hoe afwijkingen afdoende motiveren?

- Voorbeelden van formules.

OVERHEIDSOPDRACHTEN EN BESCHERMING VAN GEGEVENS

Voormiddag verzorgd door:

Carolyne Vande Vorst

Senior Managing Associate

Consumer regulations, M&A, intellectual property, privacy & data protection

Lawsquare

&

Peter Allaert

Founder, expert

K&A Aanbestedingen

Aandachtspunten van de GDPR voor uw overheidsopdrachten

• Wat zijn de belangrijkste uitdagingen van de AVG?

• Wat is de rol van de DPO inzake overheidsopdrachten?

- Kan een DPO voor verschillende overheidsinstanties aangesteld worden?

• Wat zijn de gevolgen voor de overheidsinkopers die gegevens verzamelen, beheren of doorgeven.

- Welke aanvullende waarborgen voor transparantie?

- Wanneer moet een DPIA (Gegevensbeschermingseffectbeoordeling) uitgevoerd worden?

• Ondernemers en betrokkene:

- In welke mate kunnen ze inlichtingen verkrijgen betreffende overeenkomsten?

- Wat zijn de beperkingen met het beginsel van de vertrouwelijkheid en het zakengeheim? Wat zijn de gegevens die niet gecommuniceerd mogen worden?

Wat zijn de risico’s in geval de verplichtingen niet worden nageleefd?

• Wat zijn uw verantwoordelijkheden?

• Wat zijn de sancties als u onjuist beheert de gegevens van een overheidsopdracht?

• Wat zijn de rechtsmiddelen die voor de begunstigde beschikbaar zijn?

Praktische vragen:

• Welke vragen moet u zich stellen tijdens de opstelling, de gunning en de uitvoering van een opdracht?

• Wat zijn de valkuilen te vermijden?

• Wat zijn de standaardclausules te voorzien voor de uitwisselingen tussen de dienstverleners en belanghebbenden? Wat moet er gebeuren wanneer gegevens buiten Europa moeten worden verstuurd?

• Voorbeelden en « ProTips » bestanden.